Saisie de donnée : pourquoi externaliser ?

opérateur de saisie

On est conscient de l’importance des données en entreprise. Pour promouvoir son activité et veiller à ce qu’aucun détail lui échappe, la collecte et la saisie de donnée doivent être une priorité. On considère souvent cette tâche comme facile et bien trop simple. Pourtant, c’est une rude mission qui engage énormément de temps. Mais pourquoi doit-on alors externaliser ?

Un gain de temps précieux

Une entreprise doit gérer plusieurs tâches tous les jours. Chaque branche a son propre activité et presque tous les documents à signer passe par l’administration ou par le dirigeant. Aussi, toutes les branches d’activité collectent et exploitent des données que ce soit des données des clients, des salariés, des partenaires commerciaux mais également d’autres données comme un compte rendu d’une réunion, etc. Il va donc falloir les noter et les conserver quelque part et de les utiliser au moment voulu. Par exemple, à la fin du mois, le comptable doit donner un rapport de bilan au dirigeant. Ces données chiffrées concernent les dépenses, la trésorerie et les gains obtenus. Plus tard, on aura besoin de ces anciennes données pour faire une évaluation des chiffres d’affaires par exemple ou pour une déclaration fiscale. C’est pourquoi, il vaut mieux externaliser cette tâche. De plus, on gagne un temps précieux en la confiant à une entreprise spécialisée dans ce domaine ou à une operatrice saisie domicile.

Se décharger d’une lourde tâche

Même si on parle de saisie de donnée, la qualité est toujours de rigueur. On doit faire une saisie bien structurée et bien organisée des données de l’entreprise. Quelle que soit leur forme et le volume de travail, cela reste tout de même une mission impossible. On doit d’une part, veiller à respecter le délai de la commande et d’un autre, à rendre un travail bien soignée et de qualité. De plus, on ne fait pas que mettre les données dans un logiciel de travail ou de les stocker dans la mémoire de son ordinateur. On doit vérifier les doublons, procéder à des petites recherches, classer les données et même de procéder à une validation des informations en utilisant des Tests OCR. D’autre part, si une personne n’est pas habituée à ce genre de mission, elle prendra cela comme une corvée. En effet, c’est une tâche assez éprouvante qui exige une forte maitrise de la pression ainsi qu’un grand sens de l’organisation. Mais une operatrice saisie domicile est déjà habituée à ce type d’activité. Elle pourrait être capable d’accomplir cette lourde tâche comme un jeu d’enfant.

Gagner en performance et en productivité

Certaines entreprises commettent l’erreur de gérer toutes les tâches en interne. Pourtant, si elles pouvaient déléguer certaines tâches comme la saisie de donnée ou la réception d’appels, elles pourront se concentrer sur le cœur de son métier. Il est important d’avoir toute sa tête lorsqu’on a une décision importante à prendre. Si on se perd dans la recherche des documents faute d’une mauvaise gestion de données, on risque de perdre du temps et de l’argent. On gagne beaucoup plus en performance et en productivité si on fait alors appel à une operatrice saisie domicile.

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